Audition ger jobb som upphandlare

Koncerninköp vid Västra Götalandsregionen har startat ett traineeprogram där fem personer under ett år internutbildas för att bli upphandlare inom koncerninköp

Ingemar Sesevic är chef för enheten Medicinsk försörjning och hälsovård vid Koncerninköp och är en av initiativtagarna till traineeprogrammet. Han är också mentor till de fem traineerna och har avstämningsmöten med dem en gång i månaden.

Varför skapar ni ett traineeprogram för upphandlare?
Det finns flera anledningar. En är att vi vill hjälpa unga människor till anställning. En annan anledning är att det svårt att rekrytera upphandlare. Traineeprogrammet är ett sätt för oss att säkra vår framtida kompetensförsörjning. När en person slutar blir det ofta kort tid att få in en ersättare. Rekryteringen tar tid och den som ska börja har ofta en uppsägningstid. Det blir sällan en ordentlig överlämning mellan den som slutar och den som börjar.  Nu kan vi mer styra över processen.

Hur fungerar traineeprogrammet?
De fem traineerna började i september i år och vi har delat upp programmet i två terminer. Under den första terminen ligger fokus på att förstå kunden, alltså verksamheterna som vi servar i Västra Götalandsregionen, samt logistik. De har till exempel fått följa med ambulanssjukvården under en dag. Vi har två materieldepåer i Västra Götalandsregionen och våra traineer får följa med i hela processen från avrop och beställning till betalning, inklusive plock och godsflöden. Det är hands-on och ett sätt att skapa nätverk i hela organisationen.

Termin två är mer inriktad på upphandling. Först direktupphandlingar och därefter annonserade upphandlingar. Här arbetar traineerna praktiskt och går bredvid en erfaren upphandlare. Under termin två ska våra traineer också göra ett projektarbete där de ska komma med förslag till förändringar som de i slutet av terminen ska presentera för ledningsgruppen här på Koncerninköp.

Hur får de kunskap om LOU?
Vi har internutbildningar i LOU som de kommer att gå under den andra termin. De kommer också att lära sig LOU när de arbetar fram upphandlingar tillsammans med en erfaren upphandlare i gruppen.

Är de anställda? Får de lön?
Ja, de har en vanlig tillsvidareanställning som samordnare och tjänar 25 000 kronor per månad. Efter traineeprogrammet placerar vi dem på lämplig plats och de kommer att erbjudas en marknadsmässig lön för den tjänsten.

Vad händer om ni upptäcker att de inte är lämpliga?
Det är jag ganska säker på inte kommer att hända. Jag har redan fått en god bild av vad de går för. Om det ändå skulle hända har vi andra typer av tjänster här på Koncerninköp som kanske passar bättre.  Vi är 145 anställda på Koncerninköp, varav ungefär 70 är upphandlare. Det kommer inte bli några problem att placera våra traineer när programmet är över. Vill en trainee inte fortsätta har den förstås all rätt att säga upp sig från tjänsten.

Hur var intresset för utbildningen och vilka krav ställde ni?
55 personer sökte de fyra tjänster som vi annonserade. Det var många duktiga kandidater och svårt att välja så vi valde att anställa fem personer. Vi ville att de skulle ha en akademisk examen, vilken examen det är spelar mindre roll. En upphandlare ska vara analytisk, kunna sätta sig in i mycket information och kommunicera klart och tydligt. Det är grundkompetenser som vi anser att en akademisk examen ger.

Vad har ni på Koncerninköp lärt er av den här processen?
En lärdom är att involvera HR mer än vad vi kanske brukar göra vid rekryteringar. I den här urvalsprocessen tog HR en större plats än vanligt och resultatet blev mycket bra. I vanliga fall har vi två intervjuer och det är svårt att få en heltäckande bild av kandidaten. Den här gången kallade vi 15 kandidater till en heldag där vi förutom intervjuer också hade grupparbeten och kandidaterna fick göra presentationer.  Det var lite som en audition och det förändrade urvalet. Vissa som gjorde lite sämre ifrån sig på intervjuerna glänste i grupparbetena och presentationerna.

En annan lärdom är nyttan av den här introduktionen till verksamheten. Vi kanske borde göra ett bantat program för andra nyanställda eller vår nuvarande personal.

Hur mycket kostar traineeprogrammet i pengar och tid?
Vi har inte gjort någon sammanställning, men visst har det tagit tid att till exempel sätta samman traineeprogrammet. Under dagen där de 15 kandidaterna utvärderades var det åtta personer från koncerninköp och HR inblandade.

Har det varit värt det? Kommer ni att göra om traineeprogrammet nästa år?
Det har vi inte bestämt än, men jag är ganska säker på att det blir en fortsättning på detta upplägg. Kanske inte var tolfte månad, men kanske om 18 månader.