Vilka avtal ska vi prioritera? Vilka resultat vill vi uppnå? Det råder ingen tvekan om att vi vill komma igång med avtalsuppföljning. Vi ser nyttan och har höga förväntningar på att avtalscontrollern ska leverera.
Men vad händer när uppföljningen väl drar igång? Förväntningarna är höga, men sällan pratar vi om vilka förutsättningar en avtalscontroller faktiskt behöver för att lyckas.
Vi funderar sällan på vilka verktyg som krävs för att leva upp till verksamhetens krav. Visst, systemstöd är viktigt. Likaså rutiner som håller avtalscontrollern uppdaterad om aktuella frågor. Att skicka avtalscontrollern på utbildningar är också en självklarhet. Men det finns ett verktyg som är viktigare än andra.
- Avtalet!
Avtalet är själva grunden, pelaren, den ”lagbok” där avtalscontrollern finner sitt stöd. Det är avtalet som används för att skräddarsy en effektiv avtalsuppföljning. Vad har vi avtalat om timpriset? Vilka miljökrav gäller? Hur följer vi upp dem på bästa sätt? Vad gör vi vid avvikelser?
Det är faktiskt avtalet som vi som beställare och leverantören har bundit oss till – en överenskommelse som vi båda ska förhålla oss till. När avvikelser uppstår är det i avtalet vi finner styrkan att ifrågasätta, dokumentera och agera.
Men vad händer om verktygen i avtalet saknas? Om avtalskraven inte är tillräckligt tydliga eller om det inte finns några konsekvenser vid avvikelser? Då står avtalscontrollern där, med väl dokumenterade avvikelser, men utan möjligheter att agera mer än att påtala problemet, upprätta en åtgärdsplan och hoppas på förbättring.
Hur ser det ut i din organisation? Hur mycket får avtalscontrollern vara med och påverka avtalskraven redan i upphandlingsskedet? Avtalskraven som sedan styr avtalsuppföljningens resultat?
Inte alls? Då är det hög tid att ändra på det. Involvera avtalscontrollern tidigt i processen, låt rollen bli en självklar del av referensgrupperna i de tyngsta avtalen. För utan ett bra avtal, hur bra kan uppföljningen egentligen bli?
Arian Dushku, avtalscontroller i Lunds kommun
Ribban för att anses vara expert blir bara lägre och lägre tydligen. Detta är så uppenbart att det är löjligt.