Bättre avtal med relationen i fokus

Bibehåll konkurrenskraften och öka värdet av era samarbeten genom att förändra sättet att ingå avtal. Det är budskapet i boken Contracting in the New Economy som är skriven av David Frydlinger, managing partner på juridiska byrån Cirio, och tre medförfattare.

I stället för att utgå från ett nollsummespel där målet är att skydda sig själv mot den andra parten, minimera de egna riskerna och maximera det egna utfallet bör fler använda relationsbaserade avtal som bygger på en gemensam strävan efter framgång, anser de.

Enligt David Frydlinger finns inga hinder mot att använda metoden i offentlig upphandling.

– Upphandlingsregelverket vilar på fem grundprinciper: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet, öppenhet och ömsesidigt erkännande. Alla dessa principer är självklara principer i varje relationsbaserat kontrakt.

Det gäller dock att välja lämplig upphandlingsform, påpekar David Frydlinger. Antingen ett förhandlat förfarande eller en konkurrenspräglad dialog.

– Processen för att ingå ett relationsbaserat kontrakt är väldigt viktig. För att säga det uppenbara, det blir svårt att bygga en relation i ett öppet förfarande utan att kund och leverantör träffar varandra.

Behövs det några förändringar i lagstiftningen? 

– Nej, inte egentligen. Men man får tänka på att upphandlingslagstiftningen i hög grad är en anti-korruptionslagstiftning och därför syftar till att begränsa inflytandet från personliga relationer, samtidigt som all forskning visar att i mer komplexa kommersiella avtal så är tillitsfulla relationer alltid mer framgångsrika än relationer på armlängds avstånd. Men jag ser ändå inte att det behövs några egentliga förändringar i lagstiftningen.

Vad krävs av offentliga upphandlare för att kunna anamma arbetssättet?

– Först och främst krävs det som krävs av alla upphandlare – en förståelse för att olika typer av affärer kan kräva olika typer av kontrakt och därmed också olika sätt att upphandla och utvärdera leverantörer.

I lite mer komplexa affärer inom till exempels entreprenad, outsourcing av IT, fastighetsskötsel eller andra funktioner är det typiskt sett så att ett relationsbaserat kontrakt är det mest lämpade för att nå en framgångsrik affär, anser David Frydlinger.

– All forskning och erfarenhet pekar på det. Trots detta verkar de flesta vara beredda att fortsätta att upphandla på ett sätt som ofta är suboptimalt. Ofta är detta faktiskt en ledarskapsfråga. Många upphandlingschefer progressiva och vidsynta, men det finns också e som är fast i en traditionell syn på hur upphandlingar bäst går till.

För det andra krävs också att man på allvar förstår reglerna om offentlig upphandling, påpekar David Frydlinger.

– Självklart finns lite fler begränsningar än om man gör en upphandling privat, men upphandlingsreglerna hindrar inte på något sätt ingående av relationsbaserade kontrakt, säger han.

Sex vägledande principer för relationsbaserade avtal

1. Reciprocitet – parterna är införstådda med att de måste både ge och ta av styrkor och resurser.
2. Autonomi – parterna är fria att inom avtalets ramar fatta beslut så länge de bidrar till den gemensamma nyttan.
3. Ärlighet – även om fakta, för motparten okänd information, intentioner och önskade utfall.
4. Lojalitet – motpartens intressen värderas jämförbart som de egna.
5. Skälighet – kostnader, ersättning, risker och potentiella uppsidor med mera ska vara proportionerliga mot varje parts ansvar.
6. Integritet – parterna måste över tid agera konsekvent enligt principerna ovan.