Förhandlat förfarande – bra och tillåtet

De flesta av mina uppdrag har jag gjort inom försörjningssektorn, ofta åt kommunala energi eller vattenbolag, där förhandlat förfarande alltid varit tillåtet. Inom LOU var det tidigare svårt att motivera förhandlat förfarande, men numera räcker det att det som upphandlas uppfyller något av fyra i lagen angivna kriterier för att förhandlat förfarande ska vara tillåtet.

Det kriterium som oftast brukar vara tillämpligt när det gäller komplicerade kombinationer av varor och tjänster, som till exempel en upphandling av ett ekonomi- eller lönesystem, är följande:

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling 6 kap 5 §  ” 4. den upphandlande myndigheten inte med tillräcklig precision kan utarbeta tekniska specifikationer med hänvisning till en standard, europeisk teknisk bedömning, gemensam teknisk specifikation eller teknisk referens.”

Om det som avses upphandlas passar in på ovan nämnda kriterium, eller något av de andra tre kriterierna, så är det alltså tillåtet att använda förhandlat förfarande även vid upphandling enligt LOU.

Jag har genom åren ofta stött på motstånd, oftast från upphandlare som har begränsad erfarenhet av förhandlat förfarande, som antingen menar att det inte alls är tillåtet eller att om det är tillåtet är alldeles för omständligt och krångligt. Det senaste argumentet jag hörde vara att förfarandet tar för lång tid eftersom den upphandlande enheten hade ont om tid.

Jag menar tvärtom att det varken är speciellt omständligt och behöver ta mer kalendertid än att upphandla med öppet förfarande.

Jag ser några specifika fördelar med förhandlat förfarande:

1. Möjligheten att förhandla om lämnade anbud.
2. Möjligheten att ställa frågor om förtydliganden /kompletteringar, utan att riskera att någon leverantör anser att man förhandlat i ett förfarande där detta inte är tillåtet.
3. Möjlighet att uppnå en högre grad av ”rättvisa” i utvärderingen.

Förhandla om lämnat anbud
Att kunna förhandla om innehållet i anbudet är så klart en fördel, om det till exempel skulle visa sig att anbudet skulle kunna förbättras rent kvalitetsmässigt genom en alternativ lösning på ett funktionskrav som kanske höjer kvaliteten, eller bibehåller kvaliteten, men till ett lägre pris.

Allt detta behöver så klart ske inom de ramar som ges för förhandling och med beaktande av de bärande principerna om till exempel transparens och likabehandling.

Frågor/förtydliganden- ”rättvisare” utvärdering?
Oavsett hur noggrann och tydlig kravspecifikation man skriver finns det alltid utrymme för olika tolkningar av ett krav eller en fråga. I dessa fall är det under utvärderingen en oerhörd styrka att kunna ställa frågor om lämnat anbud, utan att riskera att detta ses som en otillåten komplettering av anbudet, vilket är risken man tar i upphandlingsförfaranden där kompletteringar inte tillåts.

Jag har stött på en del upphandlande myndigheter som i sina upphandlingar inte medger förhandling. De har helt enkelt bestämt att de inte ställer frågor om det är något som är otydligt.  Är det ett ska-krav som inte är 100 procent påvisat att det är uppfyllt diskvalificerar man anbudet.

Myndigheterna gör så eftersom de, enligt egen utsago, riskerar att förlora en överprövning om de tillät aktuell anbudsgivare att komplettera sitt anbud med en tydligare beskrivning. 

Det är just i dessa lägen som man inte direkt förknippar med förhandling, möjligheten att ”förhandla” är så bra.

Alltså det är inte bara att förhandla sig till högre kvalitet, eller lägre pris, det kan ofta handla om möjligheten att ta in kompletteringar, vilket i sin tur gör att det objektivt blir en mer rättvis utvärdering.

Petter Ulander

Har du frågor om it-upphandling till Petter Ulander? Mejla info@inkopsradet.se

Petter Ulander är i grunden civilekonom men har jobbat som it-upphandlingskonsult de senaste 20 åren och då enbart som rådgivare på den köpande sidan. Uppdragsgivarna har varit allt från stora och små kommuner, myndigheter, kommunala bolag och även en del uppdrag på den privata sidan. Han är även huvudlärare vid Inköpsrådets utbildning Kvalificerad it-upphandlare. Petter Ulander är vd på AdviceU i Sundsvall.