Oklarheter skapar förvirring och måste undanröjas. Då finns förutsättningar för att lämna bästa möjliga anbud samt att skapa ett tydligt avtal som parterna ska leva med under hela avtalstiden.
Som anbudsgivare bör du därför
- ställa tydliga frågor (ibland får man känslan av att frågan är skriven med ena handens tumme i ett sms)
- hänvisa till relevant del av upphandlingsdokumenten
- sätt frågan i ett sammanhang, varför ställer du den och vad vill du ha för effekt (inte alltid nödvändigt)
- håll god ton, det är tröttsamt med anbudsgivare som försöker vara stöddiga
- ställa frågor tidigt så att utrymme ges för följdfrågor.
Inkommer en fråga som du som upphandlare
- anser vara fullt begriplig, men otydlig – omformulera frågan själv innan du besvarar den. Alla anbudsgivare ska förstå den och den ska slutligen in i avtalet.
- inte förstår – ställ en följdfråga (ställ den direkt till anbudsgivaren och inte publikt i systemet då det bara skapar ökad informationsmängd och otydlighet.)
Ansträng dig för att verkligen ge ett vettigt svar. Att bara svara ”kravet kvarstår” eller ”se text i avsnitt 7” kommer att skapa frustration bland anbudsgivarna.
Om en anbudsgivare föreslår ett alternativt sätt att utforma en del av upphandlingsdokument, ta en rejäl funderare på om det kan vara en vettig idé. Kanske ska du till och med be den som frågar att förklara ytterligare varför den vill göra förändringen.
Svara på frågorna så snabbt som möjligt.
Och som sagt, tänk hela tiden på att frågor och svar ska i stora delar bli en del av det slutliga avtalet.
Det bästa att göra när upphandlingen avslutas är att inarbeta frågorna i relevanta delar av upphandlingsdokumenten. Det skapar större tydlighet. Alltså inte att bilägga dem som ett separat dokument.
Visst, det finns taktiska aspekter (och det ena och andra) med att ställa frågor. På senare år har mycket fokus även varit kopplat till påtalandeskyldighet och möjligheten att ansöka om överprövning när tilldelningsbeslutet meddelas. Men glöm inte bort att det viktigast skälet till att ställa och besvara frågor är att skapa tydligt underlag för anbud och ett tydligt avtal.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult
Peak Procurement
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer