Gasa i uppförsbacken i kristider

Coronakrisen har på många sätt satt strålkastarljuset på vårt område och synliggjort både styrkor och svagheter inom våra inköpsverksamheter. Inte minst inom offentlig sektor.

Det är tydligt att vi, trots samma kris, har och har haft väldigt olika arbetssituationer. Inom offentlig sektor har många inköpsfunktioner extrema förhållanden, medan andra inom privat sektor är helt/delvis permitterade med mindre att göra.

Oavsett hur din arbetssituation ser ut, så behöver du nu eller inom en väldigt snar framtid växla upp. En lågkonjunktur står för dörren och de som satsar nu kommer att klara sig bättre när allt igen vänder. Gasar vi inte i coronauppförsbacken så åker vi bakåt.

För vissa handlar det om att se till att det som borde ha varit på plats redan före krisen, kommer på plats. För andra handlar det om att ta vara på tid som nu finns till förfogande och ta tag i det som länge stått längst ner på  ”att-göra-listan”.

Beroende på sektor, bransch och hur långt er inköpsfunktion kommit kan det variera om alla eller enbart vissa av föreslagna ”att-göra” är aktuella för just er. De fem punkter jag vill lyfta är:

1. Ta mandatet
   • Visa att experter fortfarande är experter även i en kris, ta mandatet och flytta fram er position. Låt inte andra icke inköpskunniga personer ta er plats vid bordet. Stå upp för den professionalism och kompetens ni besitter.
     
     
2. Ha koll på era strategiska behov
   • Ha koll på vilka leveranser som måste komma dagligdags för att er verksamhet ska fungera och vilka kritiska leverantörer, som under inga förutsättningar få gå i konkurs. Se till att en plan B finns i det fall ovan fallerar.
     
     
3. Använd hela inköpsverktygslådan
   • Ha en nära dialog med era strategiska leverantörer, var innovativa ihop och be om deras hjälp. Granska priser, ifrågasätt och omförhandla. Var innovativa och jobba med alla tre inköpsdimensioner (kostnader, kapital och intäkter).

4. Förbered för och jobba med nästa steg
   • Coronakrisen kommer att förändra hur vi lever och arbetar. Nya beteenden, innovationer och möjligheter kommer att ändra våra organisationer och dess erbjudanden. Se till  att du är inkluderad när dessa möjligheter/innovationer diskuteras/sätts upp så att leverantörskedjor säkras och optimeras.
     
     
5. Ta tag i det längst ner på er ”att-göra-lista”
   • Längst ner på vår ”att-göra-lista” slaskar oftast punkter som borde tagits tag i för länge sedan, men som vi har en förmåga att skjuta framför oss. Det kan vara allt från att uppdatera våra avtalsmallar till att ta fram mätetal för vår verksamhet och våra leverantörer. Eller att göra en spendanalys, påbörja ett kategoristyrningsarbete eller städa vår avtalsdatabas. Eller att se till att vi blir bättre på förhandling eller faktabaserade analyser. Eller att åtgärda så att fler använder vårt e-handelsverktyg eller att få ett systemstöd för alla våra lager. Vad det än är hos er, nu är det dags att ta tag i detta.

Helena Brynolfsson

Har du frågor om inköp?  Mejla info@inkopsradet.se