Livsmedelsupphandling i nio delar

Bra varor till rätt pris. Ekologiskt och etiskt producerat. Inte fler och längre transporter än nödvändigt. Det var några av utgångspunkterna inför den livsmedelsupphandling som Landstinget i Värmland genomfört.

– Det har varit mycket jobb, men vi har fått till ett bra avtal som garanterar leveranser av hög kvalitet, säger Jessica Clarenbach, upphandlingskonsult vid landstingets upphandlings- och avtalsenhet.

Hon berättar att upphandlingsarbetet påbörjades hösten 2015. Då hölls dialogträffar med såväl befintliga leverantörer som potentiella intressenter.

– Vi träffade 16 leverantörer. Stora och små, från alla områden.

Förutom att informera om landstingets krav och tankar kring framtida samarbete fick leverantörerna möjlighet att presentera sig och sina produkter. För de leverantörer som inte hade varit med i en upphandling tidigare förklarades vi hur upphandling fungerar.

– Leverantörerna fick också möjlighet att ge förslag på hur ”deras område” skulle upphandlas och vilka krav som de tyckte var viktiga att ställa.

Målet var att alla upphandlingar skulle annonseras under våren 2016 och alla avtalsstarter skulle vara 1 november 2016. Strategin blev att dela upp livsmedelsupphandlingen i nio delar, bland annat för att minimera risken för en eventuell överprövning skulle stjälpa alla avtalsstarter.

– Alla avtal startade på utsatt tid. Bara en upphandling överprövades, av färskt bröd, och den vann vi.

Rent praktiskt arbetades det parallellt med upphandlingsdokument och utvärdering. Överlappningen hjälpte till att hinna med alla delar utom två, potatis och morötter samt färsk frukt och grönt, under våren.

– Vi valde att i alla upphandlingar ställa höga livsmedelskrav, på produktnivå, baserade på Upphandlingsmyndighetens krav.

Grisköttet ska exempelvis komma från djur som inte fått svansen kuperad för att undvika svansbitning:

– När ”knörren” är kvar vet vi att grisarna hållits lösgående i en bra miljö under hela produktionstiden.

Smakbedömningar i form av blindtester gjordes av ett visst antal produkter. Anbudsgivarna fick veta hur produkterna skulle bedömas, men inte vilka varor som skulle väljas ut, och kunde på så sätt inte ”prisa in sig.

– Produkter som inte godkändes diskvalificerade inte leverantören, utan de kunde innan avtalsstart byta till varor som motsvarade våra krav.

Upphandlingens sammanlagda värde är cirka 29 miljoner kronor per år. Livsmedlen ingår i måltider som serveras till på sjukhus, patienthotell, sjukhuscaféer, personalrestauranger och i kylda matlådor inom hemtjänsten.