Vårgårda och Herrljunga samarbetar inom en rad områden. Tidigare fanns en upphandlare som stöttade verksamheterna i båda kommunerna.
Men sedan juni i fjol köper den gemensamma ekonomiavdelningen in upphandlingsuppdraget från ett externt konsultföretag. En upphandling med förhandlat förfarande genomfördes våren 2019.
– Vi fick idén när vi såg vilket bra stöd en upphandlingskonsult gav it-avdelningen när de upphandlade, säger ekonomichef Linda Rudenwall.
Leverantören Zango sköter allt från avtalsbevakning och stöd/service i upphandlingsarbetet till förhandlingar med leverantörer. Konsulterna genomför också utbildningar.
Modellen består dels av en bastjänst för 75 000 kronor i månaden som bekostas centralt.
Dels ett rörligt upphandlingsstöd för 1 200 kronor per timme som de verksamheter som nyttjar tjänsten betalar för.
Dessutom finns en modell för extra granskning och nedförhandling av tveksamma avtal och/eller dålig avtalsefterlevnad.
Modellen kallas win-win och utgår ifrån att Zango genomför granskning och förhandling och utifrån resultatet erhåller 30 procent av det belopp som kommunerna sparat.
– Det har till exempel rört sig om placeringsavtal som varit felaktigt konstruerade och det har också varit ett fall där en entreprenör för snöröjning inte uppfyllt avtalet på ett korrekt sätt, säger Linda Rudenwall.
Utvärderingen av det första året visar på positiva resultat.
– Vi har lärt oss jättemycket och höjt kvaliteten på våra upphandlingar. Kompetensen hos inköpare och chefer ute i verksamheten är högre i dag, och de upplever att de får bättre stöd.
Satsningen går också att räkna hem ekonomiskt.
Under det första året betalade kommunerna omkring 1,8 miljoner kronor till Zango, exklusive startkostnader. Det kan jämföras med de 750 000 kronor som den anställda upphandlaren beräknas ha kostat.
Samtidigt sparade kommunerna omkring 1,3 miljoner kronor genom att offerter och avtalsförslag förhandlats ned, enligt utvärderingen.
För den så kallade win-win-modellen är besparingen närmare 2,5 miljoner kronor under ett år.
Vilka fallgropar ser du med ett sådant här upplägg?
– Det gäller att ha koll på jävsfrågan, som är tydligt reglerad i avtalet. Vår leverantör har även uppdrag för it-företag.
Kunde ni inte ha anställt fler upphandlare i stället?
– Jo, vi hade kanske fått lika bra resultat. Men samtidigt är en liten kommun sårbar, det är svårt att hinna kompetensutveckla. Nu har vi tillgång till ett helt team.
Vad händer i framtiden?
– Avtalet gäller i två plus två år. Det här ger oss en bra grund att jobba vidare, antingen fortsätter vi att köpa in tjänsten eller så tar vi in egen personal igen.
Vad har hänt med upphandlaren som var anställd hos er?
– Han har sagt upp sig för att gå i pension, säger Linda Rudenwall.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Hur man gör speglar synen på upphandling.
Om man ser en upphandling som en ren administrativ verksamhet, så fungerar det säkert bra med en externkonsultlösning.
Ser man upphandling som en strategiskt viktig funktion, där kategoristyrning, proaktivitet och att Inköpschefen självklart ska ingå i ledningsgruppen så är externa lösningar i princip omöjliga.
Söker man vägledning behöver man titta på stora decentraliserade bolag´. Oftast är kommuner likväl stora decentraliserade bolag väldigt likartade i sin organisation med olika kontor som sköter olika uppgifter och då gäller det att hålla ihop upphandling och inköp. Bolagen väljer, precis som du säger Stefan, att se upphandling och inköp som en strategisk funktion och håller det inhouse, så att säga.
Fördelen med att hålla det inhouse är att man får väldigt mycket historik kring avtalen och upphandlingen. Allt detta försvinner med konsulter som lämnar skeppet efter x-antal månader eller få år och tar med sig all upphandlingserfarenhet som kommunerna har betalat för.
Entreprenadupphandlarn, visst det är nog smartare att outsourca t.ex. redovisningen eller vaktmästeriet.
En inköpsavdelning är en strategisk funktion i alla företag (och då menar jag inte operativt inköp där folk sitter o avropar/gör direktupphandling till lågt värde).
Upphandlingen av Zango anses av en del insatta personer varit förhållandevis riggad. Det är lite märkligt att inget av de två bolagen som förhandling skedde med är särskilt kända för att jobba med upphandlingskonsultverksamhet. Grattis Zango!
Dessutom hur motiverade dom förhandlat förfarande.
Hur motiverade man förhandlat förfarande.