Pionjär på återbrukade möbler

För fyra år sedan deltog Region Skåne i ett Vinnova-projekt kring cirkulära möbelflöden. Detta blev startskottet för en stor upphandling av återbrukade möbler.

– Nu har avtalet rullat i drygt ett år och vi är väldigt nöjda, säger Sally Stenberg, inköpsstrateg på Koncernstab inköp och ekonomistyrning med ansvar för bland annat möbler och inredning.

Beställare är förvaltningen Regionservice, som började titta på en intern process för återbrukade möbler. Det politiska beslutet togs våren 2020 och därefter påbörjades arbetet med upphandlingen.

En utmaning var att regionen behövde möbler inte bara för kontor utan även för utrymmen där patienter vistas, exempelvis väntrum. Något som ställer mycket högre hygienkrav – möblerna ska tåla daglig avtorkning med desinfektionsmedel.

– Först var vi inne på att göra två olika upphandlingar. Men efter att ha undersökt marknaden och skickat ut en RFI såg vi att minst fem leverantörer även kunde erbjuda avtorkbara möbler. Vi blev väldigt positivt överraskade, säger Sally Stenberg.

Hon samarbetade med en projektledare på Regionservice, en av regionens inredare och en miljöstrateg.

– På grund av pandemin hade vi alla våra möten på Teams och det fungerade jättebra. Vi var tidigt ute med en upphandling av återbrukade möbler men kunde få en del input från Malmö, Göteborg och Lund.

Förutom inköp av begagnade möbler omfattar uppdraget magasinering, korttidshyra, inventering och möjlighet att sälja möbler som regionen inte längre behöver.

Upphandlingen annonserades i februari 2021, och resulterade i åtta anbud.

– Vi hade bestämt oss för att teckna avtal med alla som uppfyllde obligatoriska kraven. Det omfattade bland annat att de skulle ha en handlingsplan för hållbar och cirkulär utveckling, i linje med våra miljömål  

Två anbudsgivare klarade inte kvalificeringskraven och en fick underkänt för sin handlingsplan. Avtal tecknades därmed med fem leverantörer.

– Det fanns en oro att volymerna inte skulle räcka till, därför valde vi att tillämpa förnyad konkurrensutsättning. Men med facit i hand har det blivit onödigt krångligt, det hade varit bättre att använda en fördelningsnyckel. Då hade vi kunnat vända oss till en leverantör i taget i stället för att alla måste tillfrågas, säger Sally Stenberg.

En annan lärdom är att marknaden förändras snabbt. När upphandlingen förbereddes bestämde regionen att ställa kravet att leverantörerna skulle presentera ett webbaserat sortiment senast ett år in i avtalsperioden.

– Redan när vi annonserade upphandlingen hade alla skaffat det. Därmed hade vi kunnat gå in och titta i sortimenten och därmed inte valt förnyad konkurrensutsättning.

Avtalet började rulla i maj 2021, och hittills har avrop för omkring 2 miljoner kronor gjorts.

– Det är inte så mycket. Men det handlar om en uppstartssträcka och redan nu handlas mer än i fjol. Avtalet har stor potential och jag är övertygad om att det kommer att få stor betydelse, säger Sally Stenberg.