Så fixade hon jätteupphandlingen

I mars tecknade Alingsås kommun ramavtal med 29 bolag gällande leveranser av tekniska konsulttjänster. Det är betydligt fler än de tio bolag man hade avtal med tidigare, och ett resultat av att man valt att dela upp upphandlingen i 26 olika områden.

– Syftet var fler leverantörer skulle blir intresserade och det lyckades vi verkligen med. Det är alltid en fantastisk känsla när man kan leverera det verksamheten förväntar sig, säger Helena-Maria Olsson Hedberg, ansvarig upphandlare.

Avtal har tecknats med bolag av alla storlekar och flera av dem är lokala.

– Det är väldigt roligt. Vi vill att fler ska få ta del av kakan. I vissa fall har flera mindre företag gått samman och jobbar ihop, vilket vi uppmuntrar.

Men att intresset skulle bli fullt så stort hade hon varken trott eller planerat för. När anbudstiden gått ut hade det kommit in 181 individuella anbud från 58 anbudsgivare.

– Det blev många långa dagar och något nattpass för mig eftersom varje område utvärderades individuellt, säger Helena-Maria Olsson Hedberg.

Inte minst referenstagningen av konsulterna, som var en ett kvalitetskrav, tog mycket tid. Kommunen skickade ut två påminnelser till de referenter som inte svarade. När mejl inte gått att leverera har man försökt via telefon.

– Här fick jag hjälp av två kollegor, annars hade det inte gått.Det stora intresset ledde också till ovanligt många frågor under anbudstiden, 117 stycken.

– Vi har aldrig fått in så många frågor vilket jag tror har att göra med reglerna om preklusionsfrist som infördes 2022. Eftersom det inte finns någon praxis ännu repeterade vissa anbudsgivare frågor som vi redan svarat på, för att vara på den säkra siden.

Även om utvärderingen tog mycket tid, runt fyra månader, anser Helena-Maria Olsson Hedberg att den ändå är tidsbesparande.

– Att successivt upphandla 26 delområden var för sig hade tagit mycket mer tid.

En annan fördel med den samlade upphandlingen är den skapat en grund för hur kommunen ska se på kompetens när man köper in konsulter, menar Helena-Maria Olsson Hedberg.

Endast ett delområde, innemiljö, blev utan godkända anbud och upphandlas på nytt. Det kom in två överprövanden innan tilldelningen, som båda avslogs.