För att vara framgångsrik med förhandlingar så är det oerhört viktigt att definiera spelplanen. Många gånger påminner det om ett parti schack där det gäller att mentalt vara många steg före i processen än motparten.
Men en förhandling är sällan ett enskilt moment utan det är många gånger en uttömmande dialog för att ta reda på motpartens intresse, spelbrickor och mål. Det viktigaste är att förstå vad som inte är förhandlingsbart, och bestämma sig för om ni med de förutsättningarna kan mötas överhuvudtaget.
Jag ser förhandling som en process, där vi undersöker och tillgodoser egna och andras behov. Processen kan vara effektiv eller mycket utdragen. Och rollerna i förhandlingen kan ta många olika uttryck.
Inom offentlig sektor tenderar vi att lägga mycket fokus på obligatoriska krav vilket begränsar möjligheten att förhandla, då dessa inte är förhandlingsbara.
För att använda möjligheten till förhandling så är det viktigt att sortera ut vad som är viktigt för att få rätt leverantör och vad som är viktigt under avtalstid. Alldeles för ofta blandas detta samman i en stor bunke obligatoriska krav i upphandlingsfasen.
På ett överskådligt plan finns det tre faser: förfas, upphandling och avtal. Dessa faser har olika tidsrymder och olika utmaningar. Jag funderar ofta på varför upphandlande myndigheter lägger mest krut på upphandlingsfasen vad gäller resurstilldelning då den egentligen sker, i förhållande till andra faser, en kort period och det är inte där affären utvecklas.
Upphandlande myndigheter har ökat sitt intresse för att utforska i förfasen. Det är tillåtet att prata med marknaden, både med företag och andra intressenter. Redan i denna fas utforskas förhandlingsutrymmet.
Upphandlingen syftar till att få rätt leverantör. Avtalet syftar till att få leverantören att agera rätt i relation till köparen för att nå gemensamma mål. Avtalet lever i många fler år än själva upphandlingsfasen utförs.
Vad kan då förhandlas i upphandlingsfasen? Eftersom minimikraven och tilldelningskriterier inte är förhandlingsbara så gäller det att vara taktiskt om vilka övriga förhandlingsutrymmen som ska skapas för att kunna utforska anbudsgivare och få rätt leverantör.
Det är fullt möjligt att exempelvis ha enbart obligatoriska krav och förhandla om pris men det gör också att köparen är fastlåst i att inte kunna förändra eventuellt kostnadsdrivande krav eller krav som försämrar kvaliteten.
Det kan också innebära att den valda leverantören under avtalstid motvilligt levererar enligt kraven. En motvillighet skapar definitivt inte en bra grund för ett värdefullt samarbete där det måste vara möjligt att ge och ta.
För att sortera tankarna brukar jag tänka att det finns tre områden att jobba med – lösningen vid avtalsstart, pris och utvecklingspotentialen under avtalstid.
Lösningen vid avtalsstart ska vara tillräckligt bra, priset ska vara i relation (eller lägre) till lösningen. Konkurrens skapar förutsättningar att få rätt pris.
Om priset är för lågt vid avtalsstart kommer relationen till leverantören att påverkas om avtalet inte kan påverka prissättningen.
Detsamma gäller om priset är för högt. Utvecklingspotentialen är det mest centrala – den avgörs helt av behovet hos upphandlande myndighet och typen av produkt (vara/tjänst) som upphandlas.
Genom att dimensionera upphandlingen så att förhandling är möjligt och kan ge effekt så skapas förutsättningar för att komma överens en lösning som överensstämmer med behovet. Och när lösningen är fastställd till ett visst pris kan avtalet dimensioneras för att ge utveckling under tid. Röda fält symboliserar minikrav, gröna fält är förhandlingsbart.
Upphandlande myndigheter behöver dialog med anbudsgivare för att komma överens om bästa upplägget i affären. Det är en relation med två (eller fler) parter som ska fungera tillsammans en längre tid. Den ena är expert på sina behov, den andra är expert på sin lösning.
Petra Rantzow
Vd, Ecenea Syd
”Eftersom minimikraven och tilldelningskriterier inte är förhandlingsbara så gäller det att vara taktiskt om vilka övriga förhandlingsutrymmen som ska skapas för att kunna utforska anbudsgivare och få rätt leverantör.”
Rätta mig om jag har fel. Att förhandla om minimikrav (ska-krav) är givetvis inte möjligt men av egen erfarenhet är tilldelningskriterier (bör-krav) i allra högsta grad det man förhandlar om i en upphandlingsprocesses.
Vidare skulle jag påstå att ”Spelplanen för förhandlingar påminner ibland om ett parti schack där det gäller att vara många steg före motparten” är helt och hållet felaktigt. Förhandling är i och för sig ett spel i många avseenden men själva syftet handlar om att parterna ska förstå varandras behov och utifrån förhandlingen komma fram till en så pass bra lösning som möjligt för båda parterna.
Det här med Lösning, Pris och Utveckling är något som låter mycket spännande men jag har svårt att förstå rent praktiskt vad som menas.