Solna stads väg mot effektiva inköp

Projektet har redan slutförts för kommunens största förvaltning, barn och utbildning, och nu återstår socialförvaltningen och omvårdnadsförvaltningen som slutetapper fram till nyår.

-Vi är mycket nöjda med genomförandet på barn- och utbildningsförvaltningen där det fungerade förvånansvärt bra, med tanke på pandemin, att komma igång med enheterna på distans förra våren och där vi fokuserat på den förvaltningen under hela 2020, säger projektledaren Yllka Cameron, som berättar att barn och utbildning står för ungefär 80 procent av Solna stads inköpsvolym.

Med projektet vill Solna stad effektivisera inköpsorganisationen.

-Tidigare har det varit oklart vilka som har behörighet att göra inköp och det har varit svårt att få en överblick i hur inköpen ska ske. Det har vi stramat upp och gett en tydligare struktur.

-Vi ser absolut att staden kan spara pengar genom att öka kostnadsmedvetenheten och effektivera inköpsförfarandet. Vi är också övertygade om att leverantörsmarknaden ser fördelar med att möta en upphandlade kommun som en tydligare avtalspart, säger Yllka Cameron.

På barn- och utbildningsförvaltningar har inköpsprocessen delvis centraliserats för att bli mer effektiv och även avlasta lärare och annan skolpersonal från inköp.

-Vi är övertygade om att vi jobbar effektivare när administrativ personal får ägna sig åt administrativa uppgifter och personal ute på enheterna får ägna sig åt det som de är bäst på.säger Yllka Cameron.

Förvaltningarna har mandat att förändra sin inköpsorganisation men med en viss central styrning för att behålla de strukturer som nu byggs upp.

-Nu börjar vi få kontroll över inköpsmönster på enheter och förvaltningar. En del som är kvar att implementera är en förvaltningsorganisation med inköpssamordnare ute på varje förvaltning som ska äga sin inköpsorganisation. Där kommer vi att ställa krav på att varje beslut om förändring på förvaltningsnivå måste dokumenteras för att säkerställa att det arbetssätt som nu byggs upp ska vara hållbart över tid, säger Yllka Cameron.

Solna stad har tidigare haft projektambitioner kring Effektiva inköp som av olika anledningar inte slutförts.

-Så vägen dit vi är nu har varit lite brokig inför det omtag som skedde inför nuvarande projekt och då jag började i Solna för två och ett halvt år sedan, säger Yllka Cameron, som till projektledningen i Solna stad tagit med sig erfarenheter från tidigare arbetsgivaren Järfälla kommun kring att utveckla affärssystem och e-handel.

Har du tvekat om förändringarna skulle vara genomförbara?

-Nej, inte med min bakgrund. Det har varit en icke-fråga om det går, det har bara varit en fråga om hur och när.

En hel del fokus har varit på att skapa beständiga vinster av projektet.

-Tittar man på andra kommuner som genomfört förändringar i den här riktningen så finns exempel på att man faller tillbaka till gamla mönster och inköpsorganisationen sväller över tid. Ofta för att det saknas tydliga beslut och dokumentation om inköpsorganisationen, säger Yllka Cameron.

-I sammanhanget är också ledningens engagemang av stor betydelse. Det tycker jag verkligen finns nu i Solna. Kommunledningen är tydligt med att man vill gå vidare med ett nästa steg med e-handel genom att införa tjänster efter varuinköp. Cheferna driver också på för att prioritera inköp högre i stadens ordinarie ekonomi- och uppföljningsarbete.

För att lyckas tror Yllka Cameron att mycket av nyckeln hänger ihop med att skapa en kulturförändring.

-Vi har arbetat metodiskt och tagit enhet för enhet, en förvaltning i taget för att skapa en förståelse för att inköpsarbetet måste ha en struktur – både för att det ska vara kostnadseffektivt och leva upp till lagar och avtal.

-Det har varit av stor vikt för mig att föra en dialog med chefer i alla chefsled och i vissa fall även med personalen. Just den inkluderingen har varit viktig. Vi har fått höra deras syn på vilka utmaningar och hinder som de upplever. Det har varit tidskrävande men också avgörande för att kunna driva på förändringsarbetet och bättre kunna möta deras behov.

Solna stad gränsar till Stockholms stad och har ungefär 83 000 invånare.