Strategiskt inköp klokt val i svåra tider

En stor del av kommunernas och regionernas budgetar går till att köpa varor och tjänster från den privata marknaden. Det kan till exempel handla om byggentreprenader, hälso- och sjukvårdstjänster, livsmedel och drivmedel. De globala handelskedjorna är i dag tydligt störda. Politiker och andra beslutsfattare kommer att behöva göra prioriteringar och vägval. Vad är viktigt? Vilken verksamhet ska vi bedriva? Vad får den kosta?

Nu gäller det att hitta lösningar och jag är säker på att ett strategiskt inköpsarbete kan bidra till att förbättra situationen. Genom att jobba strategiskt med organisationens inköp går det att utveckla samhället i den riktning vi önskar.

Genom att samla organisationens köpkraft och göra strategiska vägval går det att få rätt varor och tjänster som budgeten tillåter. Hur ska det då gå till i praktiken?

Vi brukar säga att upphandlingarna ska vara träffsäkra och inköpsorganisationerna ändamålsenliga. En träffsäker upphandling möter inköpsbehoven på ett effektivt och uthålligt sätt samtidigt som den bidrar till en socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbar utveckling.

En ändamålsenlig inköpsorganisation utmärks av att det finns ett systematiskt samspel mellan inköpsfunktionen, ledningen och verksamheten.

Beställar- och inköpschefer behöver finnas med i den högsta ledningen i både regioner och kommuner. När organisationerna nu formeras för åren 2023-2026 är det ett bra läge att stämma av att inköpskompetensen finns med.

Inköp är inte en teknisk eller juridisk färdighet utan en metod för att säkerställa att organisationen får rätt värde för skattepengarna. Inköpsorganisationerna besitter ofta lösningar på komplexa problem. De är vana vid att ta tillvara leverantörernas innovations- och utvecklingskraft och den kommer väl till pass i svåra tider.

Kommuner och regioner behöver också bli bättre på att göra analyser av de totala kostnaderna. Vad kommer det över tid att kosta organisationen att ingå ett avtal? Vilka komponenter består kostnaderna av och hur ska ersättningsmodellen se ut för att främja effektivitet? Vilka risker finns inbyggda i avtalen och vad är organisationen beredd att betala för att hantera riskerna?

Gedigna kunskaper om ersättningsmodeller är nödvändiga för att säkerställa en kvalitativ leverans till ett bra pris. Sådana kunskaper finns i inköpsorganisationen.

Så hur är det i din organisation? Finns inköpskompetensen med i den högsta ledningen? Har de nya politikerna i kommuner och regioner rustat sig i inköpsfrågorna? Troligen inte överallt och troligen inte än. Men tiden är knapp och det ekonomiska läget försvåras för varje dag.

Nu är en bra tid att använda kraften i det offentliga Sveriges inköp. Jag hoppas att våra nya förtroendevalda tar chansen att säkerställa bästa möjliga nytta för våra skattemedel.

Sedan oktober i år är jag chef för avdelningen Hållbara offentliga affärer på Upphandlingsmyndigheten. I grunden är jag nationalekonom och jag har lång erfarenhet av ledning och styrning inom såväl statsförvaltningen som Region Stockholm. Jag vill skapa bästa möjliga nytta för våra skattepengar och jag har ägnat snart 20 år att göra det genom avtal och upphandling inom offentlig sektor. När jag nu är tillbaka i statsförvaltningen är det med en övertygelse om att Upphandlingsmyndigheten kan stödja den offentliga verksamheten och göra skillnad för landets upphandlande organisationer.

Ann Eva Askensten
Chef för avdelningen Hållbara offentliga affärer på Upphandlingsmyndigheten