Tar samlat grepp om bolagens inköp

Så jobbar de kommunala bolagen i Piteå (42 100 invånare, Norrbottens län) genom Pikab inköp med sex tjänster, en avdelning som formades för tre år sedan.

-Vi är mycket nöjda med utfallet och en viktig del har varit utbildningsinsatser så att de kommunala bolagen verkligen förstår inköp, säger Patric Jonsson, de kommunala bolagens inköpschef som avdelningschef för Pikab inköp.

Pikab står för ”moderbolaget” Piteå kommunföretag, som samlar de sex kommunägda dotterbolagen Pite energi (elnät-fjärrvärme-bredband), Pireva (VA-återvinning), Pitebo (allmännytta), PNF (näringsfastigheter), Piteå hamn och Piteå science park.

-Totalt ligger den årliga spenden på omkring en miljard kronor, säger Patric Jonsson, som tidigare var inköpschef för Pite energi, som är störst av bolagen.

Modellen med att flera av bolagen nyttjade kommunförvaltningens inköpsresurser nådde vägs ände för några år sedan och banade väg för Pikab inköp som koncerngemensam inköpsavdelning.

-Det fanns ett behov att täcka och vi såg att det inte skulle bli mindre framöver. Kommunens inköpsavdelning hade inte riktigt tid att även ta de kommunala bolagens upphandlingar och hel del av de mindre upphandlingarna fick ändå göras ute på bolagen med risk för att det kunde brista i kompetens.

Den nya inköpsavdelningen huserar sedan slutet av 2018 i Pite energis lokaler, men Patric Jonsson understryker att man ska ha en fysisk närvaro även vid övriga bolag.

-Covid har förstås ställt till det men vi tummar aldrig på att vi verkligen ska vara hela koncernens inköpsavdelning. När det varit möjligt, med hänsyn till pandemin, har vi medarbetare som sitter ute på de olika arbetsplatserna enligt ett fast veckoschema.

Patric Jonsson lyfter fram de utbildninginsatser som riktats mot de sex bolagen som centrala och tonar ner motsättningen mellan lagkrav och goda affärer.

-En viss formalia behöver vi nå ut med kring regelverk och tröskelvärden, men det är inte så att vi åker runt och slår folk i huvudet med lagboken. Min erfarenhet är att man når väldigt långt genom att få alla att förstå det affärsmässiga och agera utifrån det – i regel blir då effekten nästan per automatik att man även följer lagen, säger Patric Jonsson.

De kommunägda företagen i Piteå upplever en positiv trend med fler anbud och färre överprövningar. Patric Jonsson menar att marknadsdialog i olika former ger resultat.

-En bra marknadsdialog fångar in synpunkter som kan leda till bättre upphandlingar och i slutändan spara pengar.

Hur går tankarna kring den egna upphandlingsskola som ni erbjuder?

-Även där vill vi ha mindre formalia och mer av diskussion och frågor för att fånga upp marknaden. Vi kan också se att vår utbildning är efterfrågad med mellan 30-50 deltagare. I vissa upphandlingar har vi för svag konkurrens och tror att en upphandlingsskola kan öppna för leverantörer som kanske inte så aktivt söker nya affärsmöjligheter.

Patric Jonsson tillägger:

-Med det sagt så gör vi en hel del saker tillsammans med kommunens inköpsavdelning också. Vi har bland annat en gemensam leverantörsträff i slutet av mars varje år med presentation av våra upphandlingsplaner.

Under åren med Pikab inköp har avtalstroheten ökat till en riktigt hög nivå för Pite energi – 96 procent.

-Även övriga bolag har en positiv utveckling och det är helt klart en kulturförändring där man anstränger sig för att handla på avtal. Men det är också ett resultat av att vi är bättre på att täppa till områden där det saknats avtal och att det blivit enklare att göra rätt genom digitala avtalsdatabaser som är lättåtkomliga.

Inköpsfunktionens finansieringsmodell bygger i huvudsak på debitering av respektive bolag för den tid som upphandlare lägger på en specifik upphandling.

-VI kan se att vi ligger nära den fördelning i tidsåtgång mellan bolagen som vi förutspådde inför starten. Arbetstid som inte går att hänföra till ett specifikt bolag – exempelvis utbildning –  ”nycklas ut” baserat på bolagens omsättning

Vad kunde ni gjort annorlunda kring omorganisationen med facit i hand?

-Vi borde ha lagt mer tid på planeringsfasen – nu gick det väl snabbt från beslut till att köra, men det berodde också på att det fanns ett stort, uppdämt behov av att upphandla som vi behövde hantera. Under resans gång har vi fått jobba med mallar, strukturer och it-lösningar mellan bolagen och det har emellanåt varit rätt påfrestande att vi inte hade de delarna klara innan start.

Nästa steg blir nu kategoristyrning i fyra delar – entreprenader, produkter, tjänster, it/fordon/finansiella tjänster.

-Jag och en taktisk upphandlare kommer att jobba över alla kategorier och stötta de fyra medarbetare som är ansvariga för respektive kategori, säger Patric Jonsson.

Vad ser du för utveckling därefter?

-Att vi även tar ett samlat grepp som operativ inköpsfunktion när vi nu börjar få den strategiska delen på plats. Vi har redan det ansvaret för Pite energi och vet om att det finns pengar att hämta om vi kan hitta en koncerngemensam lösning. Dock finns svårigheter med att respektive bolag har egna lager.

Förutom Piteåperspektivet har Patric Jonsson även nationella och regionala engagemang genom styrelseplatser i Sinfra respektive Norrbottens upphandlingsråd (en del av Norrbottens handelskammare).

-När möjligheter finns använder vi gärna nationella avtal – Sinfra, HBV och Adda – och där vi är aktiva med konkurrensutsättning av avtalen.

-Norrbottens upphandlingsråd ser jag som ett riktigt givande forum genom att vi även har med leverantörsperspektivet. Det blir bra diskussioner som nyligen om prisjusteringar i coronatider där åsikterna bryts – ett gäng inköpare som tycker att man aldrig får ändra priser och leverantörer som tycker att man definitivt får göra det.