Tio steg till den perfekta upphandlingen

Den perfekta upphandlingen smygs inte ut. Tag för vana att presentera kommande upphandlingar på kommunens webbplats. Det rådet kommer från Birgitta Laurent, upphandlingsexpert vid Svenskt Näringsliv.

Små beställningar kan vara stora för företag i trakten. Därför tycker hon också att aktuella direktupphandlingar ska annonseras:

– Jag är övertygad om att den som på webben annonserar ut direktupphandlingar som är värda över exempelvis 100 000 kronor får fler anbud.

Annars är dialog, både inför upphandlingen och under avtalsperioden, hennes viktigaste råd till upphandlare landet över. Att bjuda in leverantörer till företagarfrukostar, där kommundirektör, inköpschef och näringslivschef medverkar, är kostnadseffektivt.

– Ha koll på marknaden. Fungerande företagsnätverk underlättar marknadsanalysen.

Att underlätta för små och medelstora företag att delta i upphandlingar är inte så svårt som det låter. Överväg att dela upp upphandlingen i mindre delar.

– Krångla inte till det i onödan. De krav som ställs måste vara proportionella i förhållande till inköpet.

Birgitta Laurent radar upp olyckliga krav som hämmar konkurrensen. Inte sällan ställs de i byggprojekt:

– Trots att det på grund av konjunkturen byggts mycket lite krävdes i en upphandling att projektchefen under de senaste fem åren skulle ha byggt minst två stora skolor om minst 175 miljoner kronor. Det borde rimligen ha räckt med att denne genomfört större byggprojekt.

Tipset till den som är osäker på kravnivån är att höra sig för hos upphandlarkolleger och ta hjälp av företagen i den aktuella branschen:

– Minska risken med felaktigt ställda krav genom att skicka ut underlag på en remissrunda i förväg med tänkta krav innan du låser innehållet i förfrågningsunderlaget.

Birgitta Laurent beskriver kontakt med leverantörerna som A och O, och då inte bara med avtalsvinnaren. Företag som valts bort i en upphandling ska såklart informeras om varför.

– Ju mer öppen en upphandlare är i processen, desto färre problem med överprövningar.

Uppföljning under avtalsperioden är viktigt. Förfrågningsunderlaget ska enbart innehålla krav som går att följa upp:

– Ha gärna ett inledande samtal med leverantören vid avtalsstart om beställarens förväntningar och om hur uppföljningen ska gå till.