Statens servicecenter har två gånger avbrutit sina upphandlingar av en e-arkivtjänst. Första gången föll det på att ingen av leverantörerna höll måttet när det kom till säkerhet. I december i fjol berodde avbrytandet på svag konkurrens med endast ett anbud och därmed ett för högt pris.
Nu inleds en ny upphandling av e-arkiv för staten. Upphandlingen syftar till att öka tillgängligheten, förbättra servicen och bättre möta kraven på öppenhet från medborgare, företag och media.
– Det här en möjlighet inte bara för myndigheterna att effektivisera verksamheten utan också en möjlighet för näringslivet att teckna avtal med staten, säger Thomas Pålsson, generaldirektör för Statens servicecenter.
Av säkerhetsskäl kommer staten stå för den tekniska driften av e-arkivtjänsten. Avtal kommer att tecknas med en eller flera leverantörer för själva tjänsten.
Alla myndigheter har ansvar för att bevara sin information, oavsett om den finns i pappersform eller digital form. Statens servicecenter pekar på att dagens system i många fall är gamla och tekniken förlegad.
– Vi vill ge ökad service till medborgarna och visa upp nyttan för allmänheten med statens e-arkiv.
Till de fördelar med att samla myndigheternas arkivhandlingar på ett ställe som förs fram är möjligheten att sänka kostnaderna. Det faktum att informationen lagras säkert och långsiktigt, med minskad risk för otillåten gallring, står såklart också på plussidan.
I sin slutrapport om e-arkiv till regeringen konstaterar Statens servicecenter att det bland myndigheterna finns ett stort intresse för anslutning till en e-arkivtjänst.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Jag tror inte att man kan nyttorealisera e-arkiv, lika lite som man kan ”räkna hem” ett fysiskt arkiv som är byggt i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. Vi har arkiv som garanterar evigt bevarande som en konsekvens av offentlighetsprincipen och arkivlagen. Jag tror också att ökad service till medborgarna kommer att kräva helt andra lösningar.