E-upphandling bör prioriteras i den nationella upphandlingsstrategin. Det är ett av de konkreta förslagen när Upphandlingsmyndigheten redovisar regeringsuppdraget från år 2014 som syftar till att öka användningen av elektroniska lösningar genom hela upphandlingsprocessen.
Ann-Christin Nykvist, generaldirektör på Upphandlingsmyndigheten, ser tydliga fördelar med e-upphandling och en helt elektronisk inköpsprocess:
– Upphandlingarna kan bli snabbare och mer rättvisande. Anbuden kan bli fler och hela inköpsprocessen kan effektiviseras, säger hon.
De databaser där upphandlingar annonseras spelar en central roll för e-effektiviseringen. Sverige saknar, till skillnad från andra EU-länder, en nationell annonsdatabas för annonsering av offentliga upphandlingar.
Upphandlingsmyndigheten föreslår lagkrav på godkännande av annonsdatabaser. Ägare av godkända annonsdatabaser ska bland annat garantera att uppgifter samlas in och skickas vidare till statistikansvarig myndighet.
Enligt förslaget ske det inte krävas någon registrering i annonssystemet för att kunna ta del av upphandlingsdokumenten. Till de övriga råden till regeringen hör att se till att arbetet med standardisering och nationell anpassning inom e-upphandling och e-handel fortskrider.
Upphandlingsmyndigheten vill också att regeringen genomföra Ekonomistyrningsverkets förslag om att förbjuda pappersfakturor i offentlig sektor. Det förbudet ska träda i kraft i november 2018.
Utredningen är välkommen men en nationell annonsdatabas skulle inte bli dyr.
I 5.6 diskuteras certifiering av annonsplatser som huvudalternativet framför en nationell annonsplats. Detta är en eftergift för de företag som säljer bevakningstjänster, baserat på den tidigare upphandlingsutredningen (SOU 2013:12).
En mening i 5.6 känns svårbegriplig ”Det ska inte krävas någon registrering i systemet för att kunna ta del av upphandlingsdokumenten”. Anledningen till att anbudssystemen vill att intressenter (leverantörer) ska registrera ett konto (en gång) och anmäla intresse för upphandlingen är för att det ska gå att skicka aviseringar (mejl) om det sker förändringar i underlagen, d.v.s. avisering om kompletteringar eller frågor&svar. Om detta nu inte längre ska krävas så inträder en överhängande risk att en leverantör som hittar dokumentunderlag på någons bevakningstjänst missar viktiga kompletteringar från originalkällan i anbudssystemet.
Vi behöver skilja på anbudssystem och annonsplatser och det är fullständigt onödigt att flytta underlag från anbudssystem till annonsplatser.
I alternativet 5.7 anges som främsta argument att en nationell annonsplats skulle bli kostsam.
Jag har istället ett tredje förslag som jag anser skulle vara det mest kostnadseffektiva för alla parter. I grunden är det en nationell annonsplats men med enda syftet att lista samtliga i landet nu pågående upphandlingar och samla statistik. Jag tänker mig en relativt enkel platt databas med enbart huvudinformationen om upphandlingarna, inga underlag eller dokument, med en enkel webbsida för enbart manuell sökning av allmänheten. Från upphandlingssystemen kan annonsinformationen (notisen) skickas som ett enda standardiserad meddelande, ett utkast på protokoll har redan gjorts i en arbetsgrupp i SFTI:s regi. Att skicka dokument/underlag är helt överflödigt, dokument är ju ändå inte speciellt användbart för statistik.
Det standardiserade meddelandet ska naturligtvis även innehålla den information som behövs för statistikuppsamling och berörda myndigheter ska ha tillgång till att när som helst hämta ut informationen. Samma tekniska gränssnitt skulle även bevakningsföretagen kunna använda för att hämta ut information för sina tjänster, med möjlighet att ha olika affärsmodeller för att hjälpa företag att hitta intressanta upphandlingar med t.ex. e-postavisering.
En sådan enkel nationell annonsplats skulle vara billig att driva och en teknisk integration som enbart omfattar översiktlig information (metadata) skulle vara enkel för systemleverantörerna att införa på kort tid. Företag/leverantörer som letar upphandlingar får en central och oberoende plats att hitta upphandlingar på. Den absolut viktigaste informationen för leverantörerna är länken till originalunderlagen som finns i de olika anbudssystemen. En nationell annonsplats skulle behöva någon inloggning.
Intressant är att rapporten äntligen lyfter upp något som jag missionerat om i över 10 år, nämligen integrerade system för inköp. Det är helt klart det enklaste och effektivaste sättet att åstadkomma spårbarhet mellan upphandling, avtal, beställningar och fakturor. Det underlättar både avtalstrohet (att undvika gapet mellan vad som upphandlas och vad som beställs), sparar dyra integrationskostnader och ger möjlighet till intern uppföljning inom myndigheten/kommunen.
Vi ser fram emot ett spännande 2016!
God Jul och Gott Nytt År!