Ville bredda marknaden – leveranskaos

För mycket som skulle ske samtidigt efter bristfällig planering, är ett sammanfattande omdöme i utredningen, som beställts av regionerna Sörmland, Uppsala, Örebro, Västmanland och Dalarna.

-Den huvudsakliga orsaken kan beskrivas som att den gemensamma varuförsörjningen för första gången på 16 år skulle introducera en ny, ovan leverantör och bestämde sig för att göra det samtidigt i fem regioner och i alla verksamheter, säger Toivo Heinsoo (bilden).

Tidigare har den ansvariga varuförsörjningsnämnden kritiserats i en revisionsrapport.

Toivo Heinsoo är kritisk mot delar av upphandlingsprocessen som inriktningen att en ny leverantör som ”breddade marknaden” i sig hade ett egenvärde.

Han konstaterar att ambitionerna var höga när varuförsörjningsförvaltningen, VF, gick ut med förfrågningsunderlaget:

”Man får in tre anbud och ser en möjlighet att öka konkurrensen på marknaden genom att välja Apotekstjänst i Sverige AB som ny partner. Tidigare aktören Mediq och anbudsgivaren OneMed, båda med verksamheter i flera regioner och länder, får stå tillbaka. AT lämnar det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.”

Utredaren menar att VF i huvudsak uppfyllt förväntad upphandlingsprocedur men att det i varje del av processen finns utrymme för förbättringar som hur upphandlingen initierades, kommunikationen med uppdragsgivare och avropsberättigade kring krav och förväntningar, utformningen av förfrågningsunderlaget, riskanalyser samt sättet att genomföra upphandlingen och fastställa tilldelningsbeslut.

Tio månaders planeringstid – från avtalstunderskrift i december 2018 – borde ha varit tillräckligt. Men under den perioden pekar Tovio Heinsoo på ett antal faktorer som  bidrog till kaoset direkt efter byte av leverantör.

• Apotekstjänst överskattade sin förmåga att klara uppdraget med brister i IT-lösningen och ovan personal.
• Överlämningen mellan den gamla och nya leverantören fungerade inte och regionerna borde ha varit pådrivande för att det skulle ha skett.
• Varuförsörjningen underskattade behoven av anpassningar som krävdes med en ny leverantör. Budskapet var i huvudsak att ”allt skulle fungera som tidigare, men ske till lägre kostnader.”

I utredningen hyllar Toivo Heinsoo enskilda insatser och arbetet inom regionernas egna inköps- och upphandlingsfunktioner för att parera effekterna av bristande materialleveranser i höstas.

Utredningen gör inga juridiska bedömningar om hur kaossituationen bör regleras ekonomiskt mellan parterna.

”Sammantaget finns många förbättringsområden och några av dem kräver relativt omfattande insatser för att på sikt bidra till god kvalitet. Däremot finns ingen grund för misstroende mot varken nämnden eller förvaltningen. Man gjorde så gott man kunde i de olika situationerna. Brist på erfarenhet av leverantörsbyten, avsaknad av tillräcklig kompetens kring logistiktjänster och viss handfallenhet i inledningsskedet fördröjde en effektiv krishantering.” summerar Toivo Heinsoo.

Nuvarande avtal med Apotektstjänst gäller till hösten 2023. Frågan om att överföra verksamheten till egen regi tas upp i utredningen men utan närmare analyser. Region Sörmland har tidigare lyft den  möjligheten.

Varuförsörjningsnämnden har letts av Behcet Barsom, regionråd för KD i Örebro, som ser ut att beviljas ansvarsfrihet men riskerar en anmärkning.